فن الدبلوماسية "بروتوكول وإتيكيت تلبية الدعوات الشخصية والرسمية"
بقلم : سعدون بن حسين الحمداني
أصبحت مراسم البروتوكول والإتيكيت في العالم الحديث المتحضر هو البطاقة التعريفية التي أتقدمك للناس من الناحية الرسمية أو الشخصية، وكما هو معلوم بأن البروتوكول هو حزمة من القواعد والإجراءات وقواعد الأسبقية التي يجب مراعاتها، أما الإتيكيت هو حسن التصرف بمنتهى اللياقة مع الآخرين، وإذ كان البروتوكول يختص بالعموميات فإن الإتيكيت يختص بالتفاصيل الدقيقة الاجتماعية منها أو الشخصية العائلية. فإن إتيكيت الدعوات يدخل ضمن علم الإتيكيت الاجتماعي والدبلوماسي لأنه يتعامل أولا مع شرائح المجتمع فردياَ أو جماعيا، وثانيًا يتعامل مع كبار الشخصيات الذين هم تحت مظلة اتفاقية فيينا أو من كبار هرم الدولة الذين يخضعون لمراسم وفن البروتوكول الدبلوماسي. الإتيكيت له أشكال متعددة في حياتنا اليومية تختلف في مجال العمل عن تصرفاتنا مع أزواجنا وأولادنا وأصدقائنا لذلك فإن آداب وبروتوكول وإتيكيت الدعوات الشخصية والدبلوماسية يعتمد كثيرًا على علم الإتيكيت الاجتماعي والدبلوماسي لأن الدعوات لها أنواع مختلفة وذات أهداف متعددة الجوانب منها الرسمية وغيرها وعليه أرى من الواجب الالتزام بما يلي:
* ترسل الدعوة قبل أسبوع على الأقل من تاريخ إقامة المأدبة وفي العواصم الكبرى التجارية ترسل قبل أسبوعين، لكي يتسنى عدم الارتباط بموعد آخر
* تراعى في تحديد الدعوة الأمور التالية: ألا يكون يوم عطلة أسبوعية أو عيد رسمي ويجوز تسبيق الدعوة بيومين أو ثلاثة، ألا تقيم الجهات الرسمية في اليوم نفسه حفلا مماثلا كي لا يعتذر المدعوون وتسبب حالة انزعاج لهم، إذا كانت الدعوة مقامة لتكريم شخصية معينة فالواجب أولًا هو الذي يحدد التاريخ الملائم له وبعدها ترسل له دعوة مع كلمة (للتذكير).
* لا يجوز تكريم أعضاء الوفود قبل الافتتاح وحصرًا لهم دون وجود مدعوين، كأن يقوم وزير الرياضة بتكريم فريق كرة المنضدة في غرفته فقط دون حضور.
* يراعى في انتقاء المدعوين إلى المأدبة توافر الانسجام بينهم دون وجود خصومة رسمية بين دولهم أو اختلاف في المستوى الأكاديمي والاجتماعي والعشائري.
* يراعى عدم إقامة الدعوات ولدى أصدقاء أو جيران مجالس عزاء، وإن كان محددا سابقًا فعليك أخذ موافقتهم بالاستمرار بالدعوة مع الالتزام التام بعدم إزعاجهم وجرح مشاعرهم.
* تقتضي اللياقة الاجتماعية والدبلوماسية الإجابة الفورية على الدعوة إما بقبولها أو الاعتذار دون الطلب من الداعي تغيرها لموعد آخر.
* يجب عند الاعتذار إبداء عذر مقبول كالسفر أو الارتباط بموعد مسبق، ولا يجوز إطلاقا الاعتذار عن دعوات رئيس الدولة أو رئيس الوزراء أو وزير الخارجية، لا سيما التي تقام بمناسبة الأعياد الوطنية، أو تكريما لرئيس دولة أجنبية أو زائر من كبار الشخصيات أو سفير قادم أو مغادر، باستثناء الظروف القاهرة أو الحوادث الطارئة.
* يجب الحضور إلى مآدب الغداء أو العشاء خلال الدقائق العشر الأولى من الوقت المحدد، ولا يجوز إطلاقاَ الحضور بنفس الوقت أو متأخرا عنه.
* يوضع في الحفلات الصغيرة لوحة أو مخطط عند قاعة الطعام ليهتدي به المدعوون إلى مقاعدهم والتعرف على أسمائهم، كما على دائرة المراسم بالحفلات الكبرى توزع بطاقات صغيرة تتضمن مخططًا بشكل مائدة الطعام وتشير كل منها بالقلم الأحمر إلى مقعد كل مدعو.
* توضع أمام كل مقعد (فوق الصحون) بطاقة تتضمن اسم المدعو أو على ظهر المقعد المخصص.
وهناك عدة تعليمات بخصوص الجلوس وتقديم الطعام وأنواع الطعام وأنواع المآدب وأوقاتها وتبادل الحديث والتدخين أثناء الطعام وتأمين مواقف السيارات وتوفير مكان خاص للسواق والمرافقين والخدم، والدعوات النسائية الخاصة (الخطبة، المهر، عيد الميلاد، التخرج) نتطرق إليها لاحقًا إن شاء الله.
* دبلوماسي سابق
جوجل نيوز
