بوابة روز اليوسف

بقلم : سعدون بن حسين الحمداني

(بروتوكول وإتيكيت قواعد الدعوات الشخصية أو الرسمية ومراعاتها)

يتفاخر الدبلوماسيون من مختلف المدارس الدبلوماسية الأجنبية حول طبيعة إتيكيت قواعد الدعوات الشخصية أو الرسمية وكيفية مراعاتها سواء على المستوى العائلي الشخصي أو على مستوى الوفود من أكاديميين أو رجال دين رفيعي المستوى أو رؤساء عشائر في بعض الدول، وكيف يتبارون في وضع المراسم والخطوات التي تبدي أفضل مراحل الاستقبال هذه الدعوات وكيفية التعامل معها، سواء الشعبي منها أو لكبار الشخصيات، وكذلك طبيعة ومستوى استقبال الضيف وكل حسب مستواه وطبيعة العلاقة معهم.

ويبدأ إتيكيت الاستقبال وإكرام الضيف من قبل المضيف، حتى في بعض المدارس الأوروبية يسأل الضيف عن ما الذي يحب وما الذي يكره سواء في الأكل رغبة منهم في إكرام الضيف والوصول إلى خدمة سبعة نجوم بالضيافة وليس فقط الأكل حيث ترى الابتسامة وحلاوة الروح والبشاشة ورحابة الصدر التي تميزت بها المدارس الدبلوماسية الغربية على وجه الخصوص ويتفاخرون بأنهم هم من الأوائل في هذا المجال ولكن نحن العرب نتميز بكرم الضيافة وحسن الاستقبال، وكما نعرف فإن الإتيكيت يعرف حسب قاموس أوكسفورد بأنه مجموعة من القواعد التقليدية للسلوك الشخصي في المجتمع المؤدب الحضاري وهو عبارة عن مجموعة آداب السلوك وقواعده التي تسود العلاقات الاجتماعية بين الأفراد ولا يصح إطلاقا حصر الإتيكيت على جهة دون أخرى لأنه بالحقيقة يتصل بالذوق العام والأخلاق والاحترام والتقدير وكل معاني الجمال والآداب والتنظيم والترتيب وهذه القواعد يجب الالتزام بها لأنها هي القاعدة التي يستند إليها البروتوكول والذي تتقيد به الأوساط الرسمية وأن معرفة الإنسان لأصول الإتيكيت تساعده في تحريره من الشعور الخفي اللاشعوري بالنقص إلى يظهر في إقامة الإنسان للعلاقات الاجتماعية والرسمية بالنقص ويعتريه الإحساس بالحيرة والقلق والحياء.

والبروتوكول كما أوضحنا سابقا هو مسودة الوثيقة الدبلوماسية التي سيتم التوصل إليها والتي تعتمد أو تستند على آداب السلوك الرسمي بين رجال الدولة أو الشركات وهناك قواعد خاصة وأخرى عامة يكون الإتيكيت أحد أهم بنودها وأعمدتها.

وعلينا الانتباه إلى ما يلي لنكون في المقدمة في هذه المواضيع المهمة:

 * يجب إجابة الدعوة بالحضور أو عدمه وبأسرع وقت وبيان سبب الاعتذار

* على الدبلوماسي أو الموظف المسؤول تلبية كل الدعوات ما لم يكن هناك طارئ

* لا يمكن الاعتذار عن دعوة رئيس العمل إلا إذا كان الشخص مسافرًا أو في حالة حداد أو في المستشفى

* عدم مغادرة مكان الاحتفال أو الدعوة قبل مغادرة ضيف الشرف أو الترخص لذلك

* من اللياقة إبداء الإعجاب بالدعوة وشكر الداعي وتقديم التهنئة بالمناسبة

* يمكن أرسال باقة ورد قبل حضورها المناسبة (الشخصية مثل الترقية/ الرسمية عيد وطني أو استقلال)

* ضرورة اختيار المكان الملائم للدعوة واختيار أنواع الأطعمة المقدمة والتأكد من الذين يقومون بالخدمة بأنهم على مستوى جيد من التدريب والمعرفة

* يجب أخذ رأي الشخصية التي ستقام الدعوة على شرفه وتحدد المكان واليوم والوقت الذي يلائمه والأشخاص الذي يرغب بدعوتهم

* توضح في الدعوة شفويًا أو مكتوبة أنها مقامة تكريمًا لشخصية معينة مع ذكر المناسبة أو لمناسبة معينة شخصية كانت أم رسمية

* لا تقام الدعوة وهي متضاربة الموعد مع مناسبات أخرى (عدا دعوة الزواج)

* لا تقام الدعوات التكريمية قبل افتتاح المؤتمر أو النشاط

* الانتباه بعدم وجود حفلات أخرى أو احتفال رسمي يكون الناس فيه ملتزمين أو عطلة رسمية يكون المدعوون خارج البلد

* على الداعي عدم التغاضي عن أقرب الناس بحجة أنهم من الأقرباء أو أهل البيت

* على الداعي أن يصل قبل الموعد المحدد للدعوة بوقت قصير ولا يتأخر وفي خلاف ذلك عليه الاتصال فورًا وإعلام الجميع بالحالة الطارئة

* عدم استصحاب أي شخص آخر أو أطفال للدعوة خصوصًا في دعوات العشاء أو الغداء

* مراعاة نوع الملابس استنادا إلى نوع الدعوة (نهارية/ ليلية/ رسمية/ شخصية/ نسائية... الخ)

* على الداعي تخصيص أحد الأشخاص لاستقبال الضيوف وإرشادهم إلى المكان المخصص لهم للجلوس

* على ضيف الشرف افتتاح البوفيه أو قطع الكيكة إن وجدت في هذه المناسبة

* جرت العادة في بعض الدول أن تلقى كلمة ترحيبية بضيف الشرف إن كانت شخصية، وإن كانت رسمية فيشيد بالعلاقات الثنائية المزدهرة بين (شركتين أو دولتين أو أي طرفين)

* ممكن إقامة الدعوة في بيت الداعي إن كان مناسبًا ويسع الجميع أو في مكان يخصص لذلك (فنادق أو مطاعم راقية)

* ومن اللياقة الاتصال بصاحب الدعوة في اليوم التالي لإبداء الإعجاب والثناء على أسلوب الترتيب والتنظيم والجو الودي الذي ساد الدعوة

* كما يمكن لزوجة ضيف الشرف الاتصال هاتفيًا بزوجة الداعي لأبداء نفس المشاعر أن كانت الدعوة عائلية أو رسمية.

*  لا يجوز مغادرة المكان أو الدعوة قبل الانتهاء من الطعام إلا لظروف قاهرة

* يستحسن تنظيم مخطط توضيحي لعموم الدعوة وتقسيم المسؤوليات (استقبال/ جلوس/ أماكن الطعام)

* يمكن إجراء بعض التغييرات على قواعد المجاملة إذ اقتضت الضرورة بشرط عدم المساس بأسبقيات الشخصيات المدعوة

* لا يستحسن إبقاء المقعد فارغًا عند تخلف أحد المدعوين، على أن يتم إشغاله بنفس مواصفات الشخص الغائب

* لا يجوز إطلاقًا دعوة أشخاص مهمين في اللحظات الأخيرة لإشغال مقاعد الدعوة أو لإعطاء صفة أكثر رسمية أو اجتماعية.