ما هي الفوترة الإلكترونية؟ شرح الفوترة الإلكترونية 

تتيح الفواتير الإلكترونية للشركات تحويل عمليات الفوترة التقليدية إلى نظام إلكتروني يمكن الوصول إليه بسهولة وسرعة مما يسهل عملية الإدارة والتحصيل والرقابة المالية.

لذلك فإن الاعتماد على الفواتير الإلكترونية يعد خطوة حاسمة في تطوير أنظمة محاسبة الشركات، حيث يساعد في تقليل الخطأ البشري والتكاليف المرتبطة بالفواتير التقليدية. كما أنه يعزز الشفافية في العمليات المالية ويمنح الشركات مرونة أكبر في التعامل مع العملاء والموردين.

ولكن مع الفوائد العديدة التي توفرها الفواتير الإلكترونية، هناك أيضًا بعض التحديات التي يمكن أن تواجهها الشركات في استخدامها، مثل تلك المتعلقة بالأمان والخصوصية والامتثال القانوني. لذلك، يجب على الشركات الانتباه والتأكد من أنها تستخدم أفضل الممارسات والتقنيات للحفاظ على سلامة البيانات المالية وتحقيق الامتثال للمتطلبات القانونية.

علاوة على ذلك، دعنا نأخذك اليوم في جولة سريعة لفهم كل ما يتعلق بالموضوع، بما في ذلك ماهية الفوترة الإلكترونية وأنواعها وكيف تعمل، بالإضافة إلى فهم الاختلافات الرئيسية بين الفوترة الإلكترونية والفوترة التقليدية.

أولاً: ما هي الفوترة الإلكترونية وأهم فوائدها؟

الفوترة الإلكترونية (أو الفاتورة الإلكترونية) هي عبارة عن وثيقة تجارية تُستخدم لتوثيق عملية بيع أو شراء بين البائع والمشتري، وتحتوي على معلومات محددة عن السلع أو الخدمات التي تم شراؤها، بما في ذلك الكمية والسعر والضريبة المستحقة وأي رسوم أخرى.

حيث تختلف الفواتير الإلكترونية عن الفواتير التقليدية التي تُطبع على الورق في الكثير من الأشياء، فهي تتم بشكل إلكتروني دون الحاجة للطباعة أو التوزيع الورقي، وتتضمن توقيعاً إلكترونياً للتحقق من صحة وأصالة الفاتورة. 

علاوة على ذلك، تتيح الفواتير الإلكترونية للأعمال تحقيق العديد من الفوائد، من بينها:

● توفير التكاليف: حيث تخفض الفواتير الإلكترونية تكاليف التصميم والطباعة والشحن والتوزيع، مما يؤدي إلى توفير المزيد من المال والوقت للشركات.

● السهولة في الإدارة: حيث يمكن للشركات إدارة الفواتير الإلكترونية بشكل أسرع وأكثر فعالية من خلال البرامج المصممة لهذا الغرض.

● الدقة والشفافية: حيث تتيح الفواتير الإلكترونية تحديد السعر والضريبة بدقة، وتتيح أيضاً إمكانية تتبع الفواتير بسهولة، مما يحسن من شفافية العملية التجارية.

●  الحفاظ على البيئة: حيث تساعد الفواتير الإلكترونية على تقليل الاستهلاك الورقي والحفاظ على البيئة.

على الرغم من هذه الفوائد، تتطلب الفواتير الإلكترونية بعض التدابير الإضافية لضمان صحة وأمن المعلومات الواردة فيها، مثل استخدام برامج حماية البيانات والتوقيع الإلكتروني.

بالإضافة إلى ذلك، فإن اعتماد الفواتير الإلكترونية يتطلب أيضًا التعاون والتواصل بين الشركات والمشترين والجهات المختصة لتحديد المعايير والإجراءات اللازمة لضمان عملية التبادل التجاري الإلكتروني بشكل آمن وموثوق.

بشكل عام يمكن القول إن الفواتير الإلكترونية تمثل تطوراً هاماً في العمليات التجارية الحديثة، حيث تساعد على تحسين كفاءة العمليات وتوفير التكاليف والوقت، بالإضافة إلى الحفاظ على البيئة وتعزيز الشفافية والدقة في المعاملات التجارية.

حسنًا، بعد أن تعرفنا على مفهوم الفوترة الإلكترونية، بالإضافة إلى أهم فوائدها، فلننتقل الآن إلى النقطة التالية، والتي تشرح بالتفصيل كيفية عمل الفوترة الإلكترونية.

ثانيًا: كيف تعمل الفواتير الإلكترونية؟

ببساطة، تتكون الفاتورة الإلكترونية من ملف إلكتروني يحتوي على جميع المعلومات المتعلقة بمعاملة تجارية، ويخضع لنفس القوانين واللوائح التي تنطبق على الفواتير التقليدية. 

ومن أجل تحقيق هذا الهدف، يتبع عمل الفوترة الإلكترونية عادة الخطوات التالية:

● جمع المعلومات: يتم جمع المعلومات المطلوبة للفاتورة الإلكترونية، مثل اسم الشركة، عنوانها، رقم التسجيل، البضائع أو الخدمات المقدمة، السعر، والضرائب المطبقة.

● إنشاء الفاتورة: يتم إنشاء ملف إلكتروني يحتوي على جميع المعلومات السابقة، ويتم تحديد تنسيق الملف وتصميمه وفقًا للاحتياجات الخاصة بالشركة ومتطلبات القوانين المحلية.

● التوقيع الإلكتروني: يتم استخدام توقيع إلكتروني لتحديد هوية الشخص الذي أرسل الفاتورة، وتأكيد صحتها وموثوقيتها.

● الإرسال والتسليم: تتم إرسال الفاتورة الإلكترونية إلى العميل عبر البريد الإلكتروني أو عن طريق برنامج الفواتير الإلكترونية، وتتم متابعة تسليم الفاتورة والتأكد من استلامها.

● التخزين: يتم تخزين الفاتورة الإلكترونية في نظام الحاسوب أو السحابة الإلكترونية، ويجب الحفاظ عليها لفترة زمنية محددة وفقًا للقوانين المحلية.

وبهذه الآليات يمكن استخدام البرامج المختلفة المتاحة لإنشاء الفواتير الإلكترونية وإدارة العمليات المتعلقة بها، وتوفير المزيد من المرونة والدقة والكفاءة في إدارة العمليات المحاسبية.

حسنًا، الآن بعد أن تعلمنا عن المفهوم والفوائد وكيفية عمل الفوترة الإلكترونية، لا يزال هناك شيء آخر لا نعرفه اليوم، وهو تحديد أشهر أنواع الفوترة الإلكترونية.

ثالثًا: ما هي أشهر أنواع الفوترة الإلكترونية؟

تعتبر الفواتير الإلكترونية أحد الطرق الحديثة والفعالة لإصدار الفواتير وإرسالها وتسوية المدفوعات عبر الإنترنت، وتوفر هذه الفواتير العديد من الفوائد للشركات والمؤسسات.

علاوة على ذلك، توجد العديد من أنواع الفواتير الإلكترونية، بما في ذلك:

1.  الفواتير الإلكترونية المباشرة: وهي نوع من الفواتير الإلكترونية التي ترسل مباشرةً إلى العميل، ويمكن توليد هذا النوع من الفواتير من خلال برامج الحاسوب المتخصصة.

2. الفواتير الإلكترونية التفاعلية: وتتيح هذه الفواتير للعملاء الاطلاع على المعلومات المتعلقة بالفاتورة وتحريرها والتعديل عليها حسب الحاجة.

3. الفواتير الإلكترونية الموحدة: وهي نوع من الفواتير الإلكترونية التي تتوافق مع المعايير المحددة عالميًا، وتستخدم بشكل واسع في المعاملات الدولية.

4. الفواتير الإلكترونية المحمولة: وتتيح هذه الفواتير للمستخدمين إصدار الفواتير عبر أجهزة الهاتف المحمول والأجهزة اللوحية، وتساعد في تسهيل وتسريع عمليات الدفع والمعاملات الإلكترونية.

5. الفوترة الإلكترونية المؤتمتة: هي نوع من الفواتير الإلكترونية التي تعتمد على الأتمتة والذكاء الاصطناعي، حيث يمكن للنظام إنشاء الفواتير تلقائيًا وإرسالها للعملاء دون تدخل بشري.

علاوة على ذلك، يمكن اختيار أنسب أنواع الفواتير الإلكترونية وفقًا لاحتياجات الشركة والميزانية المتاحة وحجم العمليات المالية.

ومع ذلك، تجدر الإشارة هنا إلى أن استخدام الفواتير الإلكترونية يتطلب الامتثال للقوانين واللوائح المحلية والدولية، لذلك يجب على الشركات دائمًا التأكد من أن الفواتير المرسلة تفي بالمعايير اللازمة للمحاسبة والضرائب. رابعاً: كيف تختلف الفواتير الإلكترونية عن الفواتير التقليدية؟ تعتبر الفواتير الإلكترونية بديلاً حديثاً عن الفواتير التقليدية المطبوعة، وهناك العديد من الاختلافات بين النوعين، من بينها:

1. الشكل والتصميم: تختلف الفواتير الإلكترونية عن الفواتير التقليدية في الشكل والتصميم، حيث تكون الفواتير الإلكترونية ملفات إلكترونية ترسل عبر البريد الإلكتروني أو تحمل من موقع الشركة، بينما تكون الفواتير التقليدية مطبوعة على ورق.

2. الكفاءة والوقت: تعتبر الفواتير الإلكترونية أكثر كفاءة وتوفيراً للوقت بالمقارنة مع الفواتير التقليدية، حيث تتمكن الشركات من إرسال الفواتير بشكل فوري وسريع واستلام المدفوعات بسهولة وسرعة.

3. التكلفة: تعتبر الفواتير الإلكترونية أقل تكلفة من الفواتير التقليدية، حيث لا يتطلب إصدارها استخدام ورق وحبر، كما تحتاج الفواتير التقليدية إلى تكاليف إضافية للطباعة والشحن والتخزين.

4. الأمان: توفر الفواتير الإلكترونية مستوى أعلى من الأمان بالمقارنة مع الفواتير التقليدية، حيث يمكن استخدام تقنيات التشفير والتوقيع الرقمي لحماية الفواتير الإلكترونية من الاختراق والاحتيال، بينما يمكن التلاعب بالفواتير التقليدية وتزويرها.

5. التخزين والإدارة: تعتبر الفواتير الإلكترونية أسهل في التخزين والإدارة من الفواتير التقليدية، حيث يمكن للشركات تخزين الفواتير الإلكترونية بشكل آمن وسهل الوصول إليها، كما يمكن إدارة الفواتير الإلكترونية بشكل أكثر فاعلية من خلال استخدام البرامج والأدوات الإلكترونية المتاحة.

6.  التوثيق: تعتبر الفواتير الإلكترونية موثقة بشكل أفضل من الفواتير التقليدية، حيث يمكن استخدام التوقيع الرقمي والشهادات الإلكترونية للتأكد من صحة الفاتورة ومن مصدرها وتاريخها.

بشكل عام، تتميز الفواتير الإلكترونية عن الفواتير التقليدية بالكفاءة والسهولة والأمان والتوثيق، ويمكن استخدامها في العديد من المجالات والقطاعات التجارية والصناعية والخدمية، مما يجعلها بديلاً مثالياً للفواتير التقليدية. اكتشف معنا أهم الإحصائيات والتنبؤات حول حجم سوق برامج الفوترة الإلكترونية وأخيرًا، دعنا نقدم لك الآن أهم الإحصائيات والتنبؤات لأنظمة الفوترة الإلكترونية التي تقيس وتتنبأ بحجم سوق الفوترة الإلكترونية العالمي للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة، والتي ترصد ما يلي:

●    تبلغ حصة سوق الفوترة عبر الإنترنت 20.4٪ ومن المتوقع أن تصل إلى 80٪ نمو في عام 2027، خاصة في دول مثل الصين والمملكة العربية السعودية وأستراليا والولايات المتحدة.

●    تشير التقديرات إلى أن سوق الفوترة الإلكترونية ستتجاوز 25 مليون دولار بحلول عام 2027. وذلك لأن العديد من الدراسات تتوقع أن تصل قيمة المعاملات الرقمية أو حتى تتجاوز 6.7 تريليون دولار بحلول عام 2023.

●    في تجربة محلية في استونيا، وافق 65٪ من أصحاب الأعمال على أن نظام الفوترة الإلكترونية الحالي يغطي أنشطتهم التشغيلية اليومية للفوترة. لكن 24٪ من المشاركين لم يحسموا رأيهم بعد، و 7٪ لا يوافقون.

●  وفقًا لتكنافيو، من المتوقع أيضًا أن ينمو سوق الفوترة الإلكترونية بمعدل نمو سنوي مركب يبلغ 21.43٪ بين عامي 2022 و 2027. ومن المتوقع أن يزداد حجم السوق بمقدار 15.330.37 مليون دولار أمريكي كما هو موضح أدناه.

وبذلك توصلنا إلى ختام مقالنا اليوم حول شرح مفهوم الفوترة الإلكترونية وفوائدها وأنواعها وكيفية عملها، بالإضافة إلى التعرف على أهم الإحصائيات والتنبؤات الخاصة بأنظمة الفوترة الإلكترونية.

وأخيرًا، نأمل أن تكون مقالتنا قد أعجبتك اليوم وقد أثرت بالفعل معرفتك بموضوع الفوترة الإلكترونية.  

تسجيلي