مفاهيم الإتيكيت ليس فيها نهاية، فجميع تصرفاتنا وتحركاتنا في الحياة تخضع لفن السلوك المهذب وهو في تطور مستمر، ألا وهو إتيكيت الحياة العملية وأسس التعامل اليومي الحكومي، ومنها المخاطبات والاتصال والتواصل الاجتماعي. وتتجلى هذه الأسس في مجال العمل الذي يطلق عليه إتيكيت المخاطبات والمراسلات، وفيه عدة مجالات منها: كيفية كتابة المراسلات، إجابة الخطابات بمختلف أنواعها بوقتها، كتابة التقارير بدقة مدعومة بالشواهد والأدلة إن وجدت، توخِّي الحذر بالمراسلات الورقية والإلكترونية، اعتماد المكالمات الهاتفية الرسمية (للضرورة القصوى)، أسلوب وصيغة ومخاطبة الألقاب والمناصب، حضور الاجتماعات الرسمية وكيفية تدوين محاضر الاجتماع، كتابة ملخص إنجاز العمل اليومي والأسبوعي، الدقة في أرشفة العمل إلكترونيًّا، حصاد ومتابعة النتائج الإيجابية خلال الأسبوع، تقبل النقد والنقد الذاتي بواسطة المخاطبات الرسمية، أرشفة البريد الإلكتروني، مراجعة الأخطاء اللغوية، نوعية ودرجة المخاطبة، تقديم الاعتذار عن الخلل أو الإساءة، الابتعاد عن كتابة المخاطبات بأسلوب روائي وطويل ومملل.
يتفاخر الدبلوماسيون من مختلف المدارس الدبلوماسية الأجنبية حول فن الدبلوماسية وصياغة الأسس والسمات الحديثة لإتيكيت المخاطبات والمراسلات والعمل الحكومي اليومي في جميع ومختلف الدوائر الحكومية أو القِطاع المختلط، لغرض الحصول على أعلى النتائج المرضية لتجني ثمارها من خلال الوصول إلى مرتكزات إتيكيت العمل المثابر اليومي من خلال المخاطبات (القصيرة وذات المعنى الواضح) لجميع الموظفين وعلى مختلف المستويات الوسطى والعليا أيضًا، وكيف يتبارون في وضع الخطوات اللغوية واستخدام علامات التنقيط التي تبدي أعلى مراحل المثالية بالمخاطبات، والوصول إلى صيغة متميزة بهذا الإتيكيت والذي له أهمية كبيرة في الوصول إلى الأهداف المرسومة من قبل الجهة المسؤولة. وبالإضافة إلى إتيكيت المراسلات والمخاطبات، علينا أن نرفد هذا الإتيكيت بأسلوب داعم له، وهو إتيكيت سلوكيات وتصرفات الموظف، سواء في (القِطاع الحكومي، المختلط، الخاص) وأهمها: إتقان العمل والتميز فيه والمحافظة على أسراره يعد من أهم مفاهيم الدبلوماسية وإتيكيت المخاطبات في العمل، وحين تستقبل ضيفًا في مكتبك لا بد أن تقف وتنهض من مكتبك وتتوجه لاستقباله وتصافحه؛ لأن الضيف سوف يشعر بالترحاب ويترك انطباعًا طيبًا وإيجابيًّا كريمًا، وتبعد الأوراق الرسمية والمراسلات عن أعين الضيف حفاظًا على سرية العمل، واحترام خصوصيات الآخرين وعدم الاطلاع على المخاطبات الرسمية التي لا تخصهم، واختيار الملابس الصباحية هي من أهم سمات العمل الصباحي ومدى حبك لعملك ويظهر احترافك للعمل، وهذا يعزز صورتك عند مديرك المباشر، وكلمات الشكر والثناء مطلوبة للأشخاص الذين يكتبون مخاطبات ذات صيغة مميزة، لغرض تشجيعهم وتشجيع البقية على ذلك، والإخلاص هي من أهم سمات إتيكيت العمل الحكومي اليومي وأخلاقه؛ لأنه أمانة علينا حيث نستلم عليه راتبًا محسوبًا على ساعات العمل وليس على شرب الشاي والكلام هنا وهناك، وطاعة أوامر الرؤساء والالتزام بها والمعاملة الحسنة مع الجميع بدون تمييز يُعد من أهم أخلاقيات العمل التي تؤكد عليه المدارس الدبلوماسية؛ لأن الغرور في المركز والمنصب يُعد من سلبيات إتيكيت العمل، وحين يدخل ضيف إلى مكتبك من واجبك الترحيب به ودعوته للجلوس على يمينك بعد أن تخرج من طاولتك، وعند خروج الضيف لا تتركه يذهب بمفرده بل عليك بمرافقته إلى الخارج، وعدم نقل مشاكلك الشخصية إلى أروقة العمل، ولا تصب انفعالاتك الشخصية إلى زملائك وبمن حولك، وتحلَّ ببعض الإيجابية والصبر؛ لأن ذلك يؤثر على صيغة المخاطبات والأخطاء اللغوية، وخفِّض نبرة الصوت وأنت تتكلم مع زملائك؛ لأن الصوت المرتفع يظهرك بمظهر غير لائق، والأحاديث الجانبية الشخصية والثرثرة تؤثر سلبًا على إنتاجية العمل وبقية الزملاء، واحترام السلَّم الوظيفي وعدم تجاوزه واحترام ترتيب الهرم الوظيفي مع إظهار التقدير لهم، والإشادة بإنجازات الموظفين وتكريمهم وتشجيع البقية للتميز. وفي حالة توجيه انتقاد لمسؤولك، تجنَّب استخدام أي لفظ فيه استهزاء أو إهانة أو تشهير، والالتزام بالحضور والانصراف بالمواعيد المقررة، وإذا حدث أي أمر طارئ فعليك أن ترسل اعتذارًا وتذكر أسباب تأخرك، وعليك تطوير موهبتك اللغوية والاطلاع دائمًا على ما هو جديد خدمة لمهنتك وتطويرًا لشخصيتك، وتكون لغتك خالية من الأخطاء الإملائية والنحوية والكلمات العامة الدارجة، وعدم وضع هاتفك على المنضدة أثناء اجتماعك بشخصٍ ما، والالتزام بالأماكن المخصصة لكل نوع من المراسلات، وجلب ما هو جديد في أسلوب المخاطبات والمراسلات لغرض التطوير في إتيكيت العمل والارتقاء في الخدمة، وحافظ على آداب الحوار، سواء كنت في اجتماع موسع أو بين شخصين واحترام الرأي الآخر، وابتعد عن الثرثرة أثناء العمل والخوض في مناقشات سياسية أو دينية؛ لأنه سوف يؤثر سلبًا على علاقاتك الشخصية مع زملاء العمل واحتمال كبير أن تفقدهم، والحضور دائمًا بملابس بسيطة وجميلة وأنيقة وصباحية وعدم لبس الذهب والتباهي بها؛ لأنه قد يكون زميلك يمرُّ بضائقة مالية أو من عائلة متعففة، واحترم التعليمات الداخلية مثل مواعيد الاستراحة ووقت الشاي، وعليك دائمًا الإبداع والتميز والتطوير وإنجازات مستمرة من فترة إلى أخرى. (المصدر: الإتيكيت فن الذوق واللباقة/ د. عايدة العيدان+ علم الإتيكيت الاجتماعي والدبلوماسي ـ د. منى فريد).
دبلوماسي سابق وأكاديمي