إن تاريخ المراسم ونظام الأسبقية قد عرف في حضارتي وادي الرافدين والفراعنة حيث كانت الرسومات في مدينة بابل الاثرية خير دليل على وجود نظام الأسبقية وبروتوكول كبار الشخصيات من هرم الدولة/ الحاشية/ رجال الدين/ العلماء/ رجال الاعمال وعامة الناس، وتطور بشكل بسيط في القارة الأوروبية بعد الفترة المظلمة التي مرت على العالم العربي.
تحتل الأسبقية لكبار الشخصيات في إقامة الدعوات مكان الصدارة في موضوع البرتوكول والإتيكيت في كل انواع المدارس الدبلوماسية، وكان مؤتمر فنينا المعقود عام 1815 الفضل الأكبر في تنظيم الأسبقية في الحقل الدولي والدبلوماسي والتسلسل الوظيفي.
في بداية القرن العشرين بدأت أوروبا مثل فرنسا والدنمارك والنرويج واليابان بإلغاء القاب والمسميات مثل النبلاء والأشراف والصفات الفخرية مثل “فخامة رئيس، دولة رئيس الوزراء، معالي الوزير” إلا أن لقب صاحب الجلالة ظل مصاحبا للملوك دول العالم لضرورة الأسبقية بها.
تحدد الأسبقية بالنسبة للرؤساء والملوك والأباطرة إلى قدم كل منهم في الحكم، أي إلى تاريخ تتويج الملوك أو تاريخ تولي رؤساء الجمهوريات الرئاسة دون أي تمييز.
أن من أهم هذه القواعد الواجب الالتزام بها في إقامة الدعوات هي: عند قدوم كبار الضيوف يتم استقبالهم وإرشادهم إلى قاعة الاستقبال المعدة لذلك ويقدم لهم المشروبات والعصائر لحين وقت الطعام أو الاجتماع أو اللقاء.
ويتقدم رئيس المراسم أو من ينوب محله بأخبار الداعي سواء بالنظرات أو بعلم لغة الجسد أو بالكلام بأن كل شيء جاهز بمرافقة ضيف الشرف إلى المائدة أو الاجتماع أو اللقاء وحسب الأسبقية ليجد كل منهم أسمه على الطاولة.
لا يجلس الضيوف قبل جلوس من يترأس المائدة لكبار الشخصيات مع مراعاة العادات والتقاليد السائدة في البلد والأولوية للنساء أن وجدوا في الوفد لا يجوز مغادرة المكان قبل الانتهاء من الطعام إلا في ظروف قاهرة وبعد الاستئذان من صاحب الدعوة عدم التكلم بالهاتف أثناء المراسم سواء في الاستقبال أو مأدبة الاكل.
ويستحسن تنظيم عمل مخطط توضيحي بشكل الطاولة وأماكن جلوس الضيوف، مع سهم يشير إلى جهة الدخول وترسل لهم مع الدعوة أو عند دخول مكان الدعوة.
ويجب الأخذ بنظر الاعتبار الصفة الرسمية وأسبقية المدعوين “رجال الدين، كبار السن والمتقاعدين”/ يمكن إجراء بعض التغييرات على قواعد المجاملة اذا اقتضت الضرورة بشرط عدم المساس بأسبقيات كبار الشخصيات، مع أخذ المركز الاجتماعي والثقافي وشبة الرسمي وكذلك الذين يتمتعون بمراكز دينية وعشائرية رفيعة/ يدخل المدعون اولًا ويقفون خلف مقاعدهم إلى أن يدخل الضيف ومضيفه.
ويجلس المدعوون بعد جلوسهما ولا يستحب إطلاقًا الكلام أو المناقشة قبل ذلك/ لا يستحسن إبقاء المقعد فارغًا عند تخلف أحد المدعوين لسبب طارئ، ويمكن إبقاؤه فارغًا تكريما لصاحبه معبرين عن مكانته الرفيعة/ يجوز حضور حفلتين بنفس اليوم مع ضرورة مراعاة الوقت مع بقاء فترة أطول في الدعوة الأكثر أهمية أو الاعتذار حسب الاولوية والاهمية/ دعوات كبار الشخصيات مهما تكن المسميات لها يجب البقاء فيها طيلة الوقت ولا يمكن مغادرتها قبل ضيف الشرف أو الرئيس الداعي/ يمكن القاء الكلمات الترحيبية بحيث لا تزيد عن نصف دقيقة أثناء الدعوات الرسمية سواء من الداعي وضيف الشرف وقد يكون الرد عليها بالتعابير والكلمات المناسبة.
وفي نهاية الدعوة يلقي الداعي كلمة مناسبة قبل النهوض يشيد فيها بالمدعو وخدماته وعلاقاته بجمع وإقامة هذه الدعوة ويتنمى له خصوصا ولعائلته الموفقية والسعادة والشكر الجزيل/ يتم تحديد الأسبقية لزوجات كبار الشخصيات بعد زوجة الضيف ما لم يشغلوا منصبًا رسميًا أو يحملون القابًا فخرية أو أوسمة/ إذ كان هناك ضيوف أجانب فلهم الأفضلية في الجلوس ويختار لهم مكان مميز مع شخص يجيد مجاملتهم والتعامل معهم بشرط عدم الضغط عليهم بالأكل والمشروبات/ بالنسبة إلى الملابس الدعوات النهارية يفضل اللون (النيلي أو الازرق الفاتح، الرصاصي الفاتح) وبالليل الألوان الداكنة والابتعاد عن الألوان الفسفورية والشعاعية على ان تكون متناسقة حتى مع الحذاء والساعة وربطة العنق والبدلة وبالنسبة للزي الخليجي فيكون البشت الداكن.
وبالنسبة للنساء فالابتعاد عن الماكياج المبالغ فيه أهم مظاهر حفلات الشاي النهارية أو الدعوات الرسمية النهارية والازياء المحتشمة الذي يلائم مكانتها ومكانة زوجها وعدم التبرج والبذخ بالمجوهرات والذهب مع أخذ بنظر الاعتبار العائدات السائدة بالبلد، وتعتبر الملكة اليزابيث ملكة بريطانيا قمة في الحشمة في حفلاتها الليلية أو النهارية وهي صراحة قدوة للجميع في إتيكيت الحضور وتلبية الدعوات النهارية والليلية على حد سواء بالإضافة إلى بعض الشخصيات الاخرى/ يمكن حمل الأوسمة في الدعوات الرسمية الليلية فقط للحضور أو الضيف.
دبلوماسي سابق